Een offerte maken

De wizard heeft vijf stappen: Klantgegevens, Script, Aanbod, Template en Afronden. Je begint bij de klant, stelt dan je aanbod samen, en pas als dat compleet is kom je bij het template: zo hoef je nooit terug om iets toe te voegen nadat je de vormgeving hebt gekozen. Bij Script loop je de vragen en tips door die je beheerder heeft samengesteld onder Beheer, Offertes, Script, in de versie voor jouw rol. Staat het Script uit, dan slaat de wizard die stap over.

Bij Klantgegevens bewerk je de klant direct in de leadkolom. Is het een zakelijke lead, dan vult de KvK-zoeker bedrijfsnaam, adres en website in zodra je een compleet nummer typt; staat het bedrijf ergens anders ingeschreven, dan biedt Verdaflow dat adres aan zonder het jouwe te overschrijven. De stap zelf houdt alleen de vraag die je hardop stelt. Volgende bevestigt.

Het bovenste product bepaalt welke templates je te zien krijgt. Past er maar één bij dat product en bij het klanttype van je lead, dan slaat Verdaflow de templatestap over. Bij Afronden zie je het gekozen template terug, met een Wijzigen-link ernaast. Passen er meerdere, dan zie je alleen die, met de voorkeur al geselecteerd.

Is er geen enkel template aan het product gekoppeld, dan krijg je gewoon de volledige lijst. Je loopt dus nooit vast. Staan er nog helemaal geen templates? Dan wijst het lege scherm beheerders direct door naar de templatebibliotheek in Beheer.

Heeft een product op je offerte een subsidie of btw-teruggave, en toont het template de netto investering, dan zie je die regels bij Afronden met naam en bedrag. Pas ze aan voor deze ene offerte, of laat een veld leeg om het bedrag uit de catalogus te houden. Het totaal verandert nooit.

Kost een hoofdproduct of regel niets, dan staat er bij Afronden Inbegrepen in plaats van € 0.

Afronden eindigt met Aanmaken en versturen, dat de offerte maakt en meteen het verzendvenster opent. Liever eerst nog iets aanpassen? Kies Alleen opslaan, dan verstuur je hem later vanaf de tijdlijn.

Bij Aanbod staat de catalogus links en je offertevel rechts. Met de plus zet je iets op de offerte; in de catalogus blijft het zichtbaar met een vinkje. Elk item is één regel: met de plus- en minknoppen zet je het aantal, en min bij 1 haalt de regel weg. Meer info licht de regel uit. Het totaal staat onderin naast Volgende.

De volgorde bepaalt de rol. Het bovenste item is het hoofdproduct: dat bepaalt het template, de titel en de e-mail. Alles wat onder Aanvullingen staat rijdt mee. Schuif je het onderste product omlaag, dan wordt het een aanvulling; schuif je de bovenste aanvulling omhoog, dan wordt het een product. Een dienst kan nooit leiden, dus die pijl staat uit.

Korting geef je met de kortingsknop op de regel: een percentage, een bedrag, een snelkeuze of een Nieuwe prijs. Onder Klant ziet staat precies wat er op de offerte komt. Laat je de oude prijs doorgestreept tonen, dan ziet je klant in de prijstabel het voordeel meteen.

Klik op een bedrag en de hele wizard wisselt tussen excl. en incl. btw. Handig als je met een particulier aan tafel zit die het bedrag inclusief wil horen terwijl je catalogus exclusief rekent. Je keuze verandert niets aan de offerte zelf, alleen aan wat jij op je scherm ziet.

Bij aanvullingen zie je alleen wat past bij het aansluittype dat je hebt gekozen. Krijg je toch de hele catalogus te zien, dan staat dat erbij, zodat je nooit gokt of er iets ontbreekt.

Een product of dienst kan eigen offertepagina’s hebben. Kies je het als aanvulling, dan komen die pagina’s in de offerte, boven op de regel in de prijstabel. In de catalogus zie je aan een item of het pagina’s meebrengt. Heeft een product een datasheet, dan komt die achterin bij de bijlagen.

Waar ze landen bepaalt het template. Heeft het template upsellslots, dan vult de eerste gekozen aanvulling met pagina’s slot 1, de tweede slot 2, en de rest komt achter het laatste slot. Zijn er geen slots, dan komen de pagina’s voor de handtekeningpagina, of helemaal achteraan als die er niet is. Afronden laat per aanvulling zien waar zijn pagina’s terechtkomen, vóórdat je de offerte aanmaakt.

De volgorde van de aanvullingen op je offertevel is de volgorde van hun pagina’s. Is de offerte eenmaal aangemaakt, dan ligt de indeling vast; daarna pas je hem aan in de editor.

Een nieuwe offerte is een concept tot je hem verstuurt. Je klant ziet dus niets tot jij op versturen klikt. Verdaflow slaat je werk automatisch op, dus je kunt het tabblad sluiten en later verdergaan vanuit Mijn offertes.

Hoe een nieuwe offerte heet bepaal je als beheerder bij Naam van nieuwe offertes, in de offerte-instellingen onder Beheer. Zet er klant, bedrijf, verkoper, product, sjabloon, versie of datum in. Een verkoper kan de naam daarna nog aanpassen.

Maak je een tweede offerte voor dezelfde lead, dan begint het aanbod leeg. Wil je de producten, aantallen, kortingen en aanvullingen van de vorige offerte meenemen? Zet Vorige offerte-instellingen overnemen aan bij Voorkeuren in je profiel. Klantgegevens en scriptantwoorden staan er altijd al in.

In de offertelijst staat een kolom Door, met het teamlid dat de offerte maakte. Handig als je met meerdere mensen aan dezelfde klanten werkt.